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送付状の書き方



企業に履歴書や職務経歴書を郵送する場合、送付状を添えるのが一般的です。ここでは、送付状の役割、書き方についてご紹介します。

送付状の役割とは

送付状の役割とは

送付状の役割は、送付物の概要を示すこと、送付物の漏れを防ぐことの2点です。送付物の内容と部数を記述する他、簡単な自己PR文を記述します。ぜひ面接してもらいたいという意思が伝わるような文面にしましょう。また、仮に書類がバラバラになっても宛先や送付元が誰か分かるように、送付日、担当者(担当部署)、送信者とその連絡先を入れておきます。送付状は、添え状、送り状、挨拶状、カバーレターなどの名前で呼ばれることもあります。

送付状の書き方

送付状は現在、パソコンで作成するのが基本となっています。しかし、手書きで丁寧に作成されているものは印象も良くなりますので、思い入れの強い企業や志望度の高い企業に対しては手書きで作成することも検討しましょう。用紙のサイズはA4サイズでの作成が基本で、履歴書や職務経歴書と合わせます。一般的なフォーマットに沿って書き方は以下の通りです。

最初に、日付を右詰めで記述します。日付は履歴書や職務経歴書と同じく、送付日にします。次に左寄せで、採用担当者の会社名、部署や所属、名前を記述します。会社名は略さず「株式会社~」と正式名称を入れましょう。その下に自身の連絡先と氏名を入れます。電話番号とメールアドレスの両方を記載しておきましょう。「応募書類の送付について」など表題は中央寄せにし、全体のバランスを見て配置しましょう。本文は「拝啓」から開始し、「貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます」など挨拶文を入れます。書類送付の旨と、面接に進みたいという意欲を含めて自己PRを記述し「敬具」で締めくくります。送付書類については「記」と「以上」の間にリストとして記述するのがスマートでしょう。

  • 履歴書 1部
  • 職務経歴書 1部
  • ハローワーク紹介状 1部

といった具合で記述します。

敬称の使い方に気を付ける

送付状を送る先が個人の場合は、「~部 個人名」とし、敬称は「様」にします。しかし「~部」となっている場合は「御中」と記します。または、「~部 採用ご担当者様」としても構いません。送付状の内容は直接採否には関係しませんが、ビジネスレターがきちんと書けるかが分かるため担当者も注目して見ています。最後まできちんと確認してから送りましょう。